Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
KATA
PENGANTAR
Disusun Oleh:
Kelompok 4
Muhammad Iqbal M
Akmal Baharuddin
Ummul Hayati
Sitti Raodah
Minarni
A. Irdayanti Rahman
FAKULTAS ILMU SOSIAL
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2014/2015
Pengelolaan logistik atau yang dikenal
dengan sebutan siklus logistik yang terdiri dari perencanaan
kebutuhan dan penganggaran; pengadaan; penggunaan; pemanfaatan; pengamanan dan
pemeliharaan; penilaian; penghapusan; pemindahtanganan; penatausahaan;
pembinaan, pengawasan dan pengendalian merupakan rangkaian kegiatan yang wajib
dilaksanakan secara berkesinambungan dengan tujuan agar dukungan logistik dapat
berjalan efektif dan efisien.
Agar pelaksanaan pengelolaan logistik
dapat diselenggarakan secara profesional, transparan, dan akuntabel di
lingkungan Perusahaan
atau Industri di Indonesia maka diperlukan penerapan manajemen logistik dilakukan oleh seluruh Manajemen pengemban tugas fungsi.
Makalah ini dibuat untuk menjelaskan apa itu manajemen
logistik dan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas utama manajemen logistic
terkhusus dalam ‘Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran’. Dengan adanya makalah ini
diharapkan bisa memberi manfaat untuk para pembaca dan bisa memberikan
gambaran umum tentang manajemen logistik sehingga bisa diterapkan dalam
mengelola manajemen logistik nantinya.
Demikian makalah yang kami buat, semoga dapat bermanfaat
bagi pembaca. Apabila ada saran dan kritik yang ingin di sampaikan, silahkan
sampaikan kepada kami. Apabila ada terdapat kesalahan mohon dapat mema'afkan
dan memakluminya, karena kami adalah hamba Allah yang tak luput dari salah
khilaf, Alfa dan lupa.
Wabillah Taufik Walhidayah
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Makassar, 7 Oktober 2014
Kelompok 4
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang Masalah
Tujuan
utama dari manajemen logistik adalah mengembangkan operasi yang terpadu.
Manajemen kegiatan logistik individual seringkali di bawah pengarahan dan
pengawasan dari berbagai departemen dalam suatu perusahaan. Bila dilihat dari
siklus fungsi-fungsi logistik maka tahap pertama fungsi logistik adalah rencana
kebutuhan logistik. Tahap berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan
menyediakan barang-batang logistik untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi.
Pelaksanaan suatu rencana logistik yang telah direvisi itu biasanya menyangkut
modifikasi prosedur operating dan atau perobahan besar dalam jaringan kerja
sistem yang ada. Bergantung pada situasi perencanaannya, banyak sekali
pengumpulan dan analisa data yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan suatu
rencana.
B. Rumusan Masalah
Pada
hakikatnya penulis mengarahkan langkah-langkah yang dijadikan pokok
permasalahan dalam pembuatan makalah ini agar sasaran yang hendak dicapai dapat
terwujud. Pokok permasalahan tersebut yaitu:
1.
Pengertian Fungsi Penyimpanan dan
Penyaluran
2. Sistem FIFO dalam Penyimpanan
3.
Cara Pemeliharaan Barang dengan Baik
4. Asaz-Azas dalam Penyaluran Logistik
C.
Tujuan
Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari pembuatan
makalah, yaitu:
1.
Mengetahui Pengertian Fungsi
Penyimpanan dan Penyaluran
2. Mengetahui Sistem FIFO dalam Penyimpanan
3.
Mengetahui Cara Pemeliharaan Barang dengan Baik
4. Mengetahui Asaz-Azas dalam Penyaluran Logistik
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan
merupakan kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan menurut
Subagya (1988:68) penyimpanan juga dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan,
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan
dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan
barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan barang
daerah dilaksanakan dalam rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan
barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan
barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan
tepat.
Adapun kegiatan dari penyimpanan,
antara lain:
a. menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang
dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara
tertib, rapi dan aman;
b. menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan
atas semua barang yg ada dalam gudang;
c.
melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil
terhadap barang persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat
memenuhi kebutuhan;
d.
membuat laporan secara berkala atas
persediaan barang yg ada di gudang.
Menurut Subagyo (1988:68),
penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam
fungsi–fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat–tepatnya dan dengan biaya
serendah mungkin.
Penyaluran merupakan kegiatan untuk
melakukan pengiriman barang dari gudang ke unit kerja. Fungsi penyaluran adalah
menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat dan
teratur sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan Penyaluran yaitu:
a. Menyelenggarakan
penyaluran barang kepada unit kerja
b. Menyelenggarakan
adminstrasi penyaluran dengan tertib dan rapi
c. Membuat
laporan realisasi penyaluran barang milik daerah.
Dalam setiap kegiatan pasti ada
masalah-masalah yang dihadapi. Hal tersebut juga sama halnya dengan fungsi penyimpanan
logistik yang memilki berbagai permasalahan. Berikut ini adalah beberapa
permasalahan yang dihadapi dalam penyimpanan logistik:
§ Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang
§ Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar
§ Pengadministrasian harus diikuti
perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang
§ Pembiayaan yang khusus
v Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan
crane, pendingin, pemanas, peralatan pengendali.
v Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan,
penerangan, perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.
Dalam penyimpanan logistik kita juga
harus memperhatikan beberapa faktor. Hal ini berkaitan dengan efektitas dan
efisiensi penyimpanan barang tersebut. Adapun beberapa faktor tersebut antara
lain:
1.
Pemilihan lokasi, Dalam rangka memperlancar, dengan
mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah, dalam mempersiapkan kematangan
penyampaian barang.
2.
Barang, Dalam hal ini harus
diperhatikan mengenai klasifikasi dan jenis barang. Barang-barang harus
diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya.
3.
Pengaturan ruang, Ruangan
penyimpanan barang harusnya mematuhi segala aturan ruangan yang telah
ditentukan. Jangan sampai barang itu rusak karena penataan ruangan yang tidak
benar.
4.
Prosedur atau sistem penyimpanan, Faktor
ini mencakup segala tata cara terkait penyimpanan barang yang di dalamnya juga
memeprhatikan aspek keamanan barang.
Selain itu penyimpanan atau
pergudangan barang juga mempunyai berbagai tujuan. Adapun tujuan penyimpanan
antara lain:
1.
Untuk menerima berbagai macam
alat-alat, material komponen, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan
logistik.
2.
Untuk menjaga kelayakan, kualitas
dan keawetan barang-barang logistik.
3.
Untuk mengatur keluarnya barang
secara wajar kepada konsumen.
4.
Untuk meminimalisir berbagai
kerusakan barang-barang logistik.
5.
Untuk mengukur dan meneliti jumlah
barang-barang logistik.
6.
Untuk melakukan pengamanan terhadap
barang logistik dari berbagai ancaman .
7.
Untuk memberikan informasi kepada
pihak lain yang membutuhkan.
Dalam penyimpanan logistik tidak
akan pernah dapat lepas dari adanya gudang. Sama halnya seperti konsep dan
istilah penyimpanan gudang juga memiliki banyak pengertian atau definisi,
berikut ini adalah beberapa pengertian gudang dari berbagai literatur dan sumber:
§ Kamus, Gudang (kb) adalah bangunan yang dipergunakan untuk
menyimpan barang dagangan.
§ Ibnu syamsi, 1997:28, Gudang adalah ruangan untuk menyimpan
barang yang berdinding, beratap dan terkunci.
§ Sukadarto, 2001:18, Gudang adalah suatu ruangan yang tidak
bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan dipergunakan
untuk menyimpan barang – barang.
§ Lucas dan Rumsari, 2004:84, Gudang merupakan suatu ruangan
tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk
menyimpan barang.
§ Perppu No. 5 Tahun 1962, Gudang adalah ruangan yang tidak
bergerak, yang dapat ditutup, dengan tujuan tidak untuk dikunjungi oleh umum
melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.
Sesuatu dapat dikatakan gudang jika
memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
a)
Adanya “ruangan”, Menurut Ibnu
Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan
meliputi :
1.
Ruangan terbuka, Ruangan terbuka
adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan
terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak
khawatir untuk dicuri. Contoh: batu, pasir, dll.
2.
Ruangan setengah terbuka
§ Berpagar tanpa atap, Sama halnya seperti ruanagan terbuka,
akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar. Hal ini dikarenakan
karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk dicuri.
Contoh: batu bata dan sejenisnya.
§ Tak berpagar tapi beratap, Hampir sama dengan ruangan semi
terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar namun memiliki atap.
Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca namun tidak rawan
pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya
3.
Ruangan tertutup (Gudang)
§ Tertutup, Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan
tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.
§ Tidak bergerak dalam artian tidak berpindah-pindah
§ Tidak untuk lalu lintas, yang dimakud tidak untuk lalu
lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan keluar masuk yang nantinya
dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan. Misalnya gudang
penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan
untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.
Selain itu gudang dapat dibedakan menjadi bermacam-macam dan
didasarkan atas berbagai hal, berikut adalah macam-macam gudang didasarkan atas
berbagai aspek:
1)
Berdasarkan bentuk dan karakteristik
bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)
a.
Gudang tertutup
b.
Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu:
· Gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa
lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya
digunakan untuk menyimpan logistik yangg tidak terpengaruh perubahan
cuaca/untuk penyimpanan yang sifatnya sementara.
· Gudang terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah
diratakan dan diperkeras. Digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak cepat
terpengaruh perubahan cuaca.
c.
Gudang
semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap
tanpa dinding– dinding ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang
memerlukan pertukaran udara maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap
terhadap udara.
2) Berdasarkan
fungsinya
v Gudang operasional
v Gudang perlengkapan
v Gudang pemberangkatan, dan
v Gudang musiman
3) Berdasarkan
barang-barang yang disimpan di dalamnya
§ Gudang alat tulis
§ Gudang alat medis
§ Gudang BBM
§ Gudang tenun
§ Gudang alat rumah tangga
§ Gudang teknik
§ Gudang barang rongsokan
4) Berdasarkan
tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28)
ü Gudang pusat (stafel magazijne)
ü Gudang persediaan (gebruiks-gudang)
ü Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)
ü Gudang penyaluran
5) Berdasarkan
artiannya (Sukadarto 2001:18)
¨ Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau
bangunan tertutup didalamnya terdapat barang – barang serta tidak seorang pun
yang boleh masuk kecuali pegawai yg diserahi tugas. Untuk pengawasan terhadap
barang–barang dalam gudang ditunjuk Bendaharawan Materiil.
¨ Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau
bangunan untuk menyimpan dan mendistribusikan barang – barang baik dari hasil
pembelian maupun hasil pembuatan sendiri. Jadi, gudang dapat diartikan sebagai
tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang – barang serta ada
unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang – barang yang ada di
dalamnya.
6) Berdasarkan
jenis barangnya
®
Gudang transit
®
Gudang serbaguna
®
Gudang kedap udara
®
Gudang pendinginan
®
Tangki kering
®
Gudang penyimpanan tahan api
®
Dangau orang eskimo (iglo)
Gudang dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk
menampung barang – barang untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu
dipergunakan dan untuk menjamin kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan
menurut sukadarto gudang memiliki beberapa fungsi antara lain:
1.
Penerimaan, Penerimaan merupakan
proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses
penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
o
Pendataan jumlah dan mutu logistik
dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan
kepada korban bencana.
o
Pencatatan administratif sebagai
dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2.
Penyimpanan, Penyimpanan merupakan
proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara
menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
¨ Penempatan sesuai dengan denah.
¨ Aman dari pencurian.
¨ Aman dari gangguan fisik.
¨ Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat
merusak kualitas dan kuantitas.
¨ Aman dari kebakaran.
¨ Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3.
Pemeliharaan,Pemeliharaan merupakan
kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap
pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan
efisien dan akuntabel
4.
Pengamanan, Untuk menjaga keamanan
dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
a.
Lokasi Pergudangan diupayakan secara
historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
b.
Pencegahan Kebakaran
§ Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
§ Dipasang alat alarm kebakaran.
§ Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang
mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir,
tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.
c.
Keamanan Gudang
® Dipagar keliling
® Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
® Petugas keamanan
Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat
yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam
produksi, dari mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu
dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan
terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang disimpan.
B. Sistem
FIFO dalam Penyimpanan
Dalam penyimpanan barang di gudang agar nantinya barang yang
disimpan tersebut tidak mengalami kerusakan sangatlah dibutuhkan suatu metode,
cara maupun prosedur tertentu. Setidaknya dalam penyimpanan barang di gudang
kita mengenal adanya du sistem, yaitu LIFO (Last in First Out) dan FIFO (First
in First Out). LIFO adalah suatu sistem atau cara penyimbaran barang dalam
gudang yaitu barang yang datang terakhir digunakan terlebih dahulu. Sistem ini
biasanya digunakan untuk barang-barang yang dapat bertahan lama atau barang
yang jika disimpan lebih lama kualitasnya akan lebih baik, contohnya kopi.
Sedangkan sistem FIFO ialah suatu sistem penyimpanan barang yaitu barang yang
masuk terlebih dahulu juga dikeluarkan terlebih dahulu. jadi keluarnya barang
secara berurutan atau sesuai kronologis. Sistem ini biasanya digunakan untuk
barang barang yang kurang bisa tahan lama. Contohnya gula, beras, dan
sejenisnya.
Pemilihan sistem penyimpanan barang baik itu FIFO maupun
LIFO pada dasarnya tergantung pada jenis barang itu sendiri. Jika barang itu
mampu bertahan lama dan akan menjadi lebih baik jika disimpan lebih lama maka
alangkah baiknya jika digunakan metode LIFO. Begitu juga sebaliknya jika barang
itu kurang bisa tahan lama dan dikhawatirkan jika barang yang datang disimpan
terlalu lama akan merusak kualitas barang itu sendiri. Jika diperhatikan memang
proses pemindahan barang secara LIFO dianggap lebih praktis dan cepat
dibandingkan dengan metode FIFO, karena barang yang baru saja masuk bisa langsung
dikeluarkan. Tetapi sebenarnya masing-masing sistem tersebut mempunyai
kelemahan dan kelebihan masing-masing.
Seperti yang telah diuraikan
sebelumnya sistem ini adalah suatu cara penyimpanan barang yang mana barang
yang pertama kali masuk gudang maka juga yang pertama keluar dari gudang.
Sistem ini sebenarnya memiliki banyak kelebihan, antara lain:
1.
Barang akan lebih terjaga
kualitasnya, Dengan menggunakan sistem FIFO diharapkan barang yang pertama kali
masuk juga pertama kali keluar. Jadi barang tidak terlalu lama tersimpan dalam
gudang. Jadi barang yang masa kadaluarsanya itu paling awal juga akan keluar
paling awal. Sehingga kualitas barang bisa terjamin serta mengantisipasi
terjadinya kerusakan barang secara masal. Contohnya gudang penyimpanan beras, jika
beras tersebut disimpan terlalu lama di dalam gudang dikhawatirkan nantinya
akan rusak dan mengundang kutu. Hal ini nantinya juga akan berpengaruh terhadap
kualitas beras lainnya yang mungkin akan terserang kutu juga.
2.
Pengendalian harga lebih terjamin, Selain
menjaga kualitas barang kelebihan lain dari sistem ini adalah adanya kestabilan
harga barang-barang yang disimpan. Tidak selamanya harga itu selalu sama ada
kalanya harga itu naik namun ada kalanya harga itu turun. Dengan sistem ini
maka diharapkan barang yang pertama kali masuk dengan harga tertentu akan sama
harganya pada saat dikeluarkan nanti. Berkaitan dengan kelebihan sebelumnya
yaitu kualitas barang yang tetap terjamin maka nantinya kekhawatiran bahwa
harga barang tersebut akan anjlok dapat dihindari. Dengan kata lain harga
pembelian natinya tidak akan lebih tinggi dari harga penjualan. Jadi akan
diperoleh keuntungan yang maksimal. Sebagai contoh misalnya gudang beras,
barang pertama dibeli dengan harga beli Rp 6000/kg kemudian masuk lagi barang
kedua dengan harga beli Rp 6200/kg, kemudian ada permintaan pasar dan ketika
itu harga barang sedang mengalami kenaikan, maka harga beras yang di pasaran
mengalami kenaikan tidak akan terjadi pada waktu itu. Dengan kata lain
perusahaan mampu mengendalikan harga pasar.
3.
Pencatatan yang lebih sitematis, Keuntungan
atau kelebihan lain dari sistem FIFO yaitu pada saat pencatatan barang di
gudang. Yang mana petugas pencatatan barang masuk dan barang keluar akan lebih
mudah mengontrol. Hal ini dikarenakan keluarnya barang secara berurutan atau
sesuai kronologis. Jadi petugas pencatan biasanya tidak perlu melakukan
pengecekan terhadap semua barang. Petugas biasanya hanya mengecek jumlah barang
yang keluar pada saat itu apakah sesuai dengan jumlah barang pada saat barang
tersebut masuk.
Melihat berbagai macam keuntungan
dari sitem FIFO ini tidak terlepas pula dari kelemahan-kelemahan yang terdapat
pada sistem ini. Biasanya sistem ini kurang efektif apabila pihak-pihak
pergudangan tidak mampu menata letak barang-barang secara berurutan sesuai
tanggal atau waktu barang tersebut masuk. Selain itu konsumen atau pihak
pemakai barang kurang puas dengan kualitas barang karena barang yang diterima
merupakan barang lama yang dianggap barang tersebut kualitasnya kurang baik.
Tetapi kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihindari jika
pehak pengelola gudang mampu mengatur pemindahan barang-barang sesuai dengan
sistem ini. Penataan barang di gudang apabila menggunakan sistem ini seharunya
tidak ditumpuk melainkan dijajar sesuai dengan waktu barang tersebut masuk.
Biasanya gudang yang menggunakan sistem ini mempunyai dua pintu. Pintu pertama
merupakan pintu masuk barang sedangkan pintu kedua merupakan pintu khusus
keluar barang. Barang yang masuk biasanya diletakkan di dekat pntu keluar
barang begitu seterusnya. Hal ini dimaksudkan agar barang yang pertama kali
masuk bisa keluar dengan mudah karena dekat dengan pintu keluar begitu pula
dengan barang yang baru saja masuk akan mudah masuk karena tidak terhalangi
oleh barang-barang yang sebelumnya telah masuk.
C.
Cara Pemeliharaan Barang dengan Baik
Salah satu prinsip pergudangan ialah
barang yang disimpan haruslah dalam keadaan siap pakai (ready for use). Maka
dari itu dalam fungsi penyimpanan barang diperlukan pemeliharaan dan perawatan barang
dengan baik. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan
agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam
penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui
prinsip:
· 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara
terus-menerus).
· First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang
pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
· First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan
peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk
didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa
kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih
awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi
lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih
awal.
· Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih
dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
Barang-barang juga harus dirawat
sesuai dengan jenis barang tersebut. Penggolongan barang berdasarkan bahan
pembuatnya serta perawatannya, antara lain:
1.
Barang – barang dari logam, Barang
barang yang terbuat dari logam misalnya meja besi, brankas, lemari besi dan
sejenisnya biasanya perawatannya dengan cara diberi valesin/minyak dan
dibungkus kertas khusus. Hal ini dimaksudkan agar barang tersebut tidak
berkarat.
2.
Barang – barang dari kertas, Barang-barang
seperti berkas-berkas kantor, kertas-kertas dokumen, dll biasanya perawatannya
dengan cara diberi kapur barus dan anti ngengat. Hal ini bertujuan untuk
menghindari rayap. Selain itu barang-barang dari kertas juga harus disimpan di
tempat yang kering.
3.
Barang mudah terbakar karena meningkatkannya
temperature, Barang yang mudah terbakar karena meningkatnya temperatur seperti
parfum, dan sejenisnya biasanya dirawat dengan antisipasi berupa mengatur
ventilasi, serta sediakan alat pengukur
suhu dan sediakan alat pemadam kebakaran. Jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran
bisa cepat diatasi.
4.
Barang – barang dari kayu
(mebelair), Barang-barang dari kayu seperti meja, kursi, almari, dan sejenisnya
biasanya dirawat dengan diberikan semprotan anti rayap. Selain itu juga diberi
alas agar ketika dipindahkan atau digeser tidak merusak lantai gudang.
Selain merawat barang sesuai dengan
jenis bahnnya agar barng tetap dalm kualitas yang baik maka banyak hal yang
perlu dierhatikan. Adapun hal – hal yg perlu diperhatikan, antara lain :
a.
Melakukan pengecekan barang dan
melakukan perawatan secara periodik. Hal ini dimaksudkan agar barng tidak
mengalami kerusakan yang parah. Jika dilakukan pengecekan secara berkala maka
jika terdapat sedikit kerusakan dapat segera diperbaiki. Selain itu
pemeliharaan secara berkala sangatlah penting, karena pada dasarnya mencegah
lebih baik daripada mengobati.
b.
Menjaga gudang dari kebocoran atap.
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga gudang dari berbagai ancaman cuaca baik itu
panas matahari maupun hujan. Biasanya ada barang-barang tertentu yang sangat
sensitif dengan air maupun panas matahari maka dari itu sangatlah perlu untuk
menjaga atap gudang tetap dalam keadaan semestinya.
c.
Menghindari penempatan barang yang
dapat mempengaruhi kualitas maupun kerusakan barang. Yang dimaksud barang yang
dapat mempengaruhi kualitas barang lain di sini, misalnya ada barang yang harus
dihindarkan dari bau yang tajam seperti durian, alkohol, maupun bahan kimia
lain. Hal ini dkarenakan akan merusak kualitas barang tersebut.
d.
Mengecek instalasi listrik secara
periodik. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya konsleting listrik yang
sewaktu-waktu dapat terjadi. Konsleting mungkin dapat disebabkan adanya kabel
yang terkelupas oleh tikus yang akan mengakibatkan arus pendek sehingga akan berakibat
fatal yaitu kebakaran.
e.
Gunakan metode FIFO untuk menghindari kadaluwarsa dan kerusakan
barang. Metode FIFO telah dijelaskan
sebelumnya bahwa metode penyimpanan barang yaitu mengeluarkan barang yang
pertama masuk.
f.
Menyediakan alat pemadam kebakaran.
Kebakaran merupakan suatu hal yang tidak terduga. Kebakaran dapat disebabkan
oleh konsleting listrik maupun kelalaian manusia itu sendiri. Maka dari itu
sangatlah penting jika di gudang disediakan alat pemadam kebakaran dan letak
alat pemadam kebakaran ini haruslah mudah dijangkau.
g.
Mengatur aliran temperatur udara.
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga suhu ruangan karena ada beberapa barang yang
mungkin akan terbakar atau bahkan meledak pada suhu-suhu tertentu.
h.
Memberi alas untuk setiap barang agar terhindar
dari kelembaban. Barang-barang seperti almari kayu
haruslah tetap kering agar tidak dimakan rayap. Oleh karena itu sangatlah perlu
untuk menjaga agar barang tetap kering untuk setiap barang yang terbuat dari
kayu maupun triplex diberi alas berupa kain maupun kardus.
i.
Barang berat dan besar di bagian
bawah, barang ringan dan kecil di atas. Hal ini berkaitan dengan penyusunan
barang yang bertujuan untuk menjaga kualitas barang.
j.
Barang – barang kecil yang sejenis
dan mudah dicuri diletakkan ditempat khusus yang aman atau terkunci.
Barang-barang seperti berkas-berkas penting haruslah disimpan di tempat yang
aman, serta tidak mudah terbakar atau bisa terlindung dari air.
Aspek lain yang tidak kalah penting
dalam pemeliharaan barang agar barang dapat siap digunakan kapan saja adalah
dengan adanya pengawasan (stock opname). Maka dari itu perlulah beberapa cara
untuk memudahkan pengawasan. Adapun cara-cara tersebut antara lain:
a)
Barang sejenis tetapi bermacam –
macam ukuran dikelompokkan jadi satu dengan mengurutkan dari ukuran terkecil
sampai terbesar. Yang dimaksud di sini adalah semua barang yang jenisnya sama
misalnya berdasarkan bahannya, harganya, dll sebaiknya dikelompokkan menjadi
satu. Agar nantinya mudah dilakukan pengawasan dan pengecekan sewaktu-waktu.
Sedangkan cara penataannya ialah diurutkan dari yang terkecil ke terbesar atau
sebaliknya, hal ni dimaksudkan agar pencatatannya (inventarisasi) mudah.
b)
Gudang luas dengan banyak barang
sebaiknya dilengkapi peta gudang. Hal ini untuk memudahkan dalam penerimaan,
penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan
pengawasan logistik dan peralatan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
® Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat,
kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
gerakan.
® Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik
dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata
berdasarkan sistem:
· Arus garis lurus
· Arus huruf U
· Arus huruf L
®
Pengaturan sirkulasi udara: salah
satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang
cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan
pencahayaan.
®
Penggunaan rak dan pallet yang tepat
dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama,
kelembaban dan efisiensi penanganan.
®
Penyimpanan khusus
·
Obat, Vaksin dan serum memerlukan
tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi
dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
·
Bahan kimia harus disimpan dalam
bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
·
Peralatan besar/ alat berat
memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
®
Dibuatkan kartu barang dan kartu
gantung/label untuk setiap barang yang berisi mutasi barang yang bersangkutan.
®
Mengelompokkan barang berdasarkan
jumlah tertentu untuk setiap kelompok/tumpukkannya
®
Petugas gudang selalu merapikan
kembali barang yang habis dipakai.
D. Asaz-Azas
dalam Penyaluran Logistik
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari
penyimpanan atau pergudangan logistik. Jadi, kegiatan penyaluran logistik juga
merupakan serangkaian dari pergudangan atau penyimpanan logistik. Oleh karena
itu agar kegiatan ini dapat berjalan lancar, efektif dan efisien diperlukan
suatu azas-azas atau pedoman yang harus dipatuhi. Karena penyaluran logistik bukan sekedar
menyalurkan barang dari suatu pihak ke pihak lain namun juga berkaitan dengan
perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercapai
efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Lukas dan Rumsari(2004: 100-101), dalam rangka
mendukung efisiensi dan efektivitas kerja setiap unit kerja maupun organisasi
secara keseluruhan dalam penyaluran logistik harus memperhatikan dan
mengimplementasikan azas-azas penyaluran logistik. Adapun beberapa azas-azas
penyaluran logistik antara lain:
1.
Ketepatan
jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan.,
Azas ini berkaitan erat dengan penyaluran logistik yang harus sesuai dengan
jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Jangan sampai barang
yang dipesan nantinya setelah sampai pada pihak pemesan berbeda antara jenis
dan spesifikasinya. Maka dari itu azas ini merupakan azas yang penting.Secara
fungsional azas ini bertujuan untuk mencapai batas ”optimal”
baik itu berupa kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu azas ini juga
memperhatikan aspek efisiensi baik itu waktu, tenaga maupun finansial.Kesalah pada azas ini akan sangan berakibat
fatal bagi aktivitas kerja organisasi. Hal ini secara nyata dapat dilihat pada
pelaksanaan ujian nasional kemarin atau tahun 2013 yang sangat banyak
kekurangan. Salah satu azas yang kurang diperhatikan dalam penyaluran barang
ini adalah azas ketepatan jenis dan spesifikasi yang disampaikan. Pada kasus
kemarin terjadi kesalahan terkait beberapa lembar jawab maupun lembar soal yang
tidak memenuhi standar.
2.
Ketepatan nilai logistik yg
disampaikan, Dalam azas ini yang diperhatikan
adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak lebih dari nilai yg telah ditetapkan semula. Azas ini berkaitan dengan
pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena
itu jika kita melalaikan azas ini nantinya aakan menganggu proses aktivitas
organisasi. Sebagai contoh dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional
kemarin.
3.
Ketepatan
jumlah logistik yg disampaikan, Azas ini sangat memperhatikan ketelitian
jumlah barang yang dikirim. Alangkah baiknya barang yang dikirim itu tidak
kurang ataupun tidak lebih dari yangg seharusnya (sesuai permintaan/kebutuhan). Jika
nantinya barang yang dikirim itu melebihi jumlah yang ditentukan maka akan
mengakibatkan pemborosan. Begitu juga sebaliknya jika barang yang dikirim itu
kurang dari yang diperlukan maka akan menghambat aktivitas kerja suatu
organisasi.Contoh dari pelanggaran azas ini adalah terkait penyaluran soal
ujian nasional 2013. Banyak sekolah-sekolah yang harus kekurangan soal,
sehingga pihak sekolah terpakasa harus menggandakan soal. Hal ini berakibat
pada pelaksanaan ujian nasional yang harus tertunda beberapa jam dan biasanya
menggandakan soal seperti ini akan rawan terjadi kebocoran soal.
4.
Ketepatan
waktu penyampaian, Azas ini sangat memperhatikan
perhitungan waktu yang digunakan untuk mendistribusikan barang-barang logistik.
Jangan sampai barang yang dikirim terlambat datang. Sehingga hal ini akan
berakibat pada terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Azas ini juga
merupakan azas yang kurang diperhatikan dalam pelaksanaan ujian nasional
kemarin. Pengiriman logitik lembar soal dan lembar jawab ujian nasional tidak
datang tepat waktu. Misalnya saja lembar ujian yang seharusnya sudah diterima
sekolah-sekolah pada pagi hari pelaksanaan ujian nasional ternyata belum
sepenuhnya dapat diterima semua sekolah. Hal ini mengakibatkan pelaksanaan ujian nasional menjadi kacau.
Bahkan ada beberapa sekolah yang menunda pelaksanaan ujian nasional.
5.
Ketepatan
tempat penyampaian, Dalam azas ini yang diperhatikan
adalah ketepatan tempat penyampaian barang-barang logistik. Jangan sampai
barang yang dikirim tersebut salah tujuan atau bahkan tertukar dengan tempat
atau unit kerja lain. Sehingga ketidaktepatan azas ini bukan hanya akan
mengganggu aktivitas kerja dari organisasi bersangkutan, namun juga akan
berdampak pada unit kerja yang lainnya. Oleh karena itu azas ini merupakan azas
yang sangat penting dalam suatu pesdistribusian barang-barang logistik. Pada
akhirnya nanti akan mengganggu efektifitas dan efisiensi organisasi secara
keseluruhan.
6.
Ketepatan kondisi
logistik yg disampaikan, Azas ini melihat bahwa barang yang
disampaikan haruslah siap pakai (“ready for use”). Hal ini
dikarenakan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja suatu
organisasi. Agar barang
selalu dapat digunakan atau siap pakai, diperlukan suatu pemeliharaan dan
perawatan barang selama di dalam penyimpanan atau gudang.
Selain memperhatikan azas-azas
tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan adalah mengenai proses kegiatan dan
administrasi distribusi logistik tersebut. Adapun langkah-langkah atau proses
pendistribusian logistik adalah sebagai berikut:
a.
Meneliti surat pengadaan permintaan
logistik dari pejabat yang berwenang. Dalam proses ini bertujuan untuk
mengetahui secara pasti logistik-logistik yang dapat disalurkan kepada unit
kerja yang membutuhkan logistik tersebut.
b.
Mempersiapkan secara fisik
barang-barang yang telah disetujui. Dalam proses ini dilakukan pengambilan dan
pengelompokan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang
membutuhkan. Selain itu pada tahap ini juga sangat penting dilakukan pengecekan
kembali terhadap logistik yang akan disalurkan dengan cara dikelompokkan
berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun kondisi barang tersebut.
c.
Membawa logistik tersebut ke tempat
khusus. Tempat khusus yang dimaksud di sisni adalah tempat yang digunakan
sebagai tempat persiapan penyerahan logistik kepada unit kerja yang
membutuhkan.
d.
Penyerahan logistik kepada unit
kerja yang membutuhkan. Dalam tahapan ini dapat dilakukan melalui dua cara
yaitu unit kerja yang membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur atau
penyalur menyampaikan kepada unit kerja yang membutuhkan.
Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik juga
dibutuhkan suatu jadwal distribusi barang. Hal ini selain bertujuan untuk
mendukung kelancaran distribusi juga dimaksudkan agar suatu organisasi terbiasa
dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan dengan suatu perencanaan. Dalam
distribusi juga dikenal adanya sistem-sistem distribusi. Sistem sistem tersebut
bertujuan untuk:
1.
Pelayanan pelanggan:
·
Waktu tunggu penyerahan menjadi
tepat
·
Pengamanan terhadap ketidakpastian
permintaan
·
Memberikan bermacam barang yang
diperlukan.
2.
Efisiensi:
·
Ongkos transportasi minimum
·
Tingkat produksi dari pengisian
pesanan
·
Ukuran dan lokasi penyimpanan
·
Akurasi data inventori
3.
Investasi inventori minimum:
·
Stok pengamanan yang diperlukan
minimum
·
Kuantitas pesanan untuk
mengendalikan menjadi optimum.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Penyimpanan merupakan kegiatan melakukan
penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan
pengeluaran dari tempat penyimpanan. Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan
penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang
penyimpanan.Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka
pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam
gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar
setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat.
Adapun kegiatan dari penyimpanan,
antara lain:
a. menerima,
menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan
agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman;
b. menyelenggarakan
administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam gudang;
c. melakukan stock
opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yg ada di
dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;
d. membuat laporan
secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.
B. Saran
Dengan adanya makalah tentang pengadaan
logistik ini, kami selaku penulis mengharapkan suatu kritikan yang dapat
membangun, semoga makalah kami ini dapat memberikan manfaat bagi kita, Amien.
DAFTAR PUSTAKA
Apple,
James M. 1990. Tataletak Pabrik dan Pemindahan Bahan. Bandung: ITB
Bencoolen,
Raffles. 2011. Makalah Manajemen Logistik. Diperoleh dari http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013
Dwiantara, Lukas., Sumarto, Rumsari. 2005. Manajemen
logistik. Jakarta: Grasindo
Gaspersz,
Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama
Gopalakrishnan,
P. 1979. Materials Management. New Delhi: Prentice Hall of India Private
Limeted
Logistik
Indonesia. 2010. Pergudangan. Diperoleh dari http://logistikindonesia.blogspot.com pada 18 Juli 2013
Mustopa,
Oban. 2012. Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah. Diperoleh dari http://barangdaerah.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013
Presiden
Republik Indonesia. 2006. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 6 Tahun
2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/ Daerah.
Oktarina,
Niena. 2012. Latihan Soal Manajemen Pergudanagn. Diperoleh dari http://nienaoktarina.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013
0 komentar:
Posting Komentar