Home » » Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran

Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran


Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran




Disusun Oleh:
 
Kelompok 4
Muhammad Iqbal M
Akmal Baharuddin
Ummul Hayati
Sitti Raodah
Minarni
A. Irdayanti Rahman

FAKULTAS ILMU SOSIAL
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2014/2015


KATA PENGANTAR
Pengelolaan logistik atau yang dikenal dengan sebutan siklus logistik yang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran; pengadaan; penggunaan; pemanfaatan; pengamanan dan pemeliharaan; penilaian; penghapusan; pemindahtanganan; penatausahaan; pembinaan, pengawasan dan pengendalian merupakan rangkaian kegiatan yang wajib dilaksanakan secara berkesinambungan dengan tujuan agar dukungan logistik dapat berjalan efektif dan efisien.
Agar pelaksanaan pengelolaan logistik dapat diselenggarakan secara profesional, transparan, dan akuntabel di lingkungan Perusahaan atau Industri di Indonesia maka diperlukan penerapan manajemen logistik dilakukan oleh seluruh Manajemen pengemban tugas fungsi.
Makalah ini dibuat untuk menjelaskan apa itu manajemen logistik dan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas utama manajemen logistic terkhusus dalam ‘Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran’. Dengan adanya makalah ini diharapkan bisa memberi manfaat untuk para pembaca  dan bisa memberikan gambaran umum tentang manajemen logistik sehingga bisa diterapkan dalam mengelola manajemen logistik nantinya.
Demikian makalah yang kami buat, semoga dapat bermanfaat bagi pembaca. Apabila ada saran dan kritik yang ingin di sampaikan, silahkan sampaikan kepada kami. Apabila ada terdapat kesalahan mohon dapat mema'afkan dan memakluminya, karena kami adalah hamba Allah yang tak luput dari salah khilaf, Alfa dan lupa.

Wabillah Taufik Walhidayah
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.



Makassar, 7 Oktober 2014



Kelompok 4




BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang Masalah
Tujuan utama dari manajemen logistik adalah mengembangkan operasi yang terpadu. Manajemen kegiatan logistik individual seringkali di bawah pengarahan dan pengawasan dari berbagai departemen dalam suatu perusahaan. Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi logistik maka tahap pertama fungsi logistik adalah rencana kebutuhan logistik. Tahap berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan barang-batang logistik untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi.  Pelaksanaan suatu rencana logistik yang telah direvisi itu biasanya menyangkut modifikasi prosedur operating dan atau perobahan besar dalam jaringan kerja sistem yang ada. Bergantung pada situasi perencanaannya, banyak sekali pengumpulan dan analisa data yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan suatu rencana.
B.     Rumusan Masalah
Pada hakikatnya penulis mengarahkan langkah-langkah yang dijadikan pokok permasalahan dalam pembuatan makalah ini agar sasaran yang hendak dicapai dapat terwujud. Pokok permasalahan tersebut yaitu:
1.      Pengertian Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
2.      Sistem FIFO dalam Penyimpanan
3.      Cara Pemeliharaan Barang dengan Baik
4.      Asaz-Azas dalam Penyaluran Logistik

C.    Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari pembuatan makalah, yaitu:
1.      Mengetahui Pengertian Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
2.      Mengetahui  Sistem FIFO dalam Penyimpanan
3.      Mengetahui  Cara Pemeliharaan Barang dengan Baik
4.      Mengetahui  Asaz-Azas dalam Penyaluran Logistik


BAB II
PEMBAHASAN
A.    Pengertian Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan menurut Subagya  (1988:68) penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat.
Adapun kegiatan dari penyimpanan, antara lain:
a.  menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman;
b. menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam gudang;
c.    melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;
d.   membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.
Menurut Subagyo (1988:68), penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi–fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat–tepatnya dan dengan biaya serendah mungkin.
Penyaluran merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gudang ke unit kerja. Fungsi penyaluran adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan Penyaluran yaitu:
a.    Menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja
b.    Menyelenggarakan adminstrasi penyaluran dengan tertib dan rapi
c.    Membuat laporan realisasi penyaluran barang milik daerah.
Dalam setiap kegiatan pasti ada masalah-masalah yang dihadapi. Hal tersebut juga sama halnya dengan fungsi penyimpanan logistik yang memilki berbagai permasalahan. Berikut ini adalah beberapa permasalahan yang dihadapi dalam penyimpanan logistik:
§  Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang
§  Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar
§  Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang
§  Pembiayaan yang khusus
v Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan crane, pendingin, pemanas, peralatan pengendali.
v Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan, penerangan, perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.
Dalam penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa faktor. Hal ini berkaitan dengan efektitas dan efisiensi penyimpanan barang tersebut. Adapun beberapa faktor tersebut antara lain:
1.    Pemilihan lokasi, Dalam rangka memperlancar, dengan mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah, dalam mempersiapkan kematangan penyampaian barang.
2.    Barang, Dalam hal ini harus diperhatikan mengenai klasifikasi dan jenis barang. Barang-barang harus diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya.
3.    Pengaturan ruang, Ruangan penyimpanan barang harusnya mematuhi segala aturan ruangan yang telah ditentukan. Jangan sampai barang itu rusak karena penataan ruangan yang tidak benar.
4.    Prosedur atau sistem penyimpanan, Faktor ini mencakup segala tata cara terkait penyimpanan barang yang di dalamnya juga memeprhatikan aspek keamanan barang.
Selain itu penyimpanan atau pergudangan barang juga mempunyai berbagai tujuan. Adapun tujuan penyimpanan antara lain:
1.    Untuk menerima berbagai macam alat-alat, material komponen, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan logistik.
2.    Untuk menjaga kelayakan, kualitas dan keawetan barang-barang logistik.
3.    Untuk mengatur keluarnya barang secara wajar kepada konsumen.
4.    Untuk meminimalisir berbagai kerusakan barang-barang logistik.
5.    Untuk mengukur dan meneliti jumlah barang-barang logistik.
6.    Untuk melakukan pengamanan terhadap barang logistik dari berbagai ancaman .
7.    Untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang membutuhkan.
Dalam penyimpanan logistik tidak akan pernah dapat lepas dari adanya gudang. Sama halnya seperti konsep dan istilah penyimpanan gudang juga memiliki banyak pengertian atau definisi, berikut ini adalah beberapa pengertian gudang dari berbagai literatur dan sumber:
§  Kamus, Gudang (kb) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan.
§  Ibnu syamsi, 1997:28, Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.
§  Sukadarto, 2001:18, Gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.
§  Lucas dan Rumsari, 2004:84, Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.
§  Perppu No. 5 Tahun 1962, Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak, yang dapat ditutup, dengan tujuan tidak untuk dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.
Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
a)    Adanya “ruangan”, Menurut Ibnu Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan meliputi :
1.    Ruangan terbuka, Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. Contoh: batu, pasir, dll.
2.    Ruangan setengah terbuka
§  Berpagar tanpa atap, Sama halnya seperti ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar. Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk dicuri. Contoh: batu bata dan sejenisnya.
§  Tak berpagar tapi beratap, Hampir sama dengan ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar namun memiliki atap. Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca namun tidak rawan pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya
3.    Ruangan tertutup (Gudang)
§  Tertutup, Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.
§  Tidak bergerak dalam artian tidak berpindah-pindah
§  Tidak untuk lalu lintas, yang dimakud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan keluar masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan. Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.
Selain itu gudang dapat dibedakan menjadi bermacam-macam dan didasarkan atas berbagai hal, berikut adalah macam-macam gudang didasarkan atas berbagai aspek:
1)   Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)
a.    Gudang tertutup
b.    Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu:
·      Gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya digunakan untuk menyimpan logistik yangg tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk penyimpanan yang sifatnya sementara.
·      Gudang terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah diratakan dan diperkeras. Digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak cepat terpengaruh perubahan cuaca.
c.    Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding– dinding ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.
2)   Berdasarkan fungsinya
v Gudang operasional
v Gudang perlengkapan
v Gudang pemberangkatan, dan
v Gudang musiman
3)   Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya
§  Gudang alat tulis
§  Gudang alat medis
§  Gudang BBM
§  Gudang tenun
§  Gudang alat rumah tangga
§  Gudang teknik
§  Gudang barang rongsokan
4)   Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28)
ü Gudang pusat (stafel magazijne)
ü Gudang persediaan (gebruiks-gudang)
ü Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)
ü Gudang penyaluran
5)   Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18)
¨    Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau bangunan tertutup didalamnya terdapat barang – barang serta tidak seorang pun yang boleh masuk kecuali pegawai yg diserahi tugas. Untuk pengawasan terhadap barang–barang dalam gudang ditunjuk Bendaharawan Materiil.
¨    Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau bangunan untuk menyimpan dan mendistribusikan barang – barang baik dari hasil pembelian maupun hasil pembuatan sendiri. Jadi, gudang dapat diartikan sebagai tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang – barang serta ada unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang – barang yang ada di dalamnya.
6)   Berdasarkan jenis barangnya
®        Gudang transit
®        Gudang serbaguna
®        Gudang kedap udara
®        Gudang pendinginan
®        Tangki kering
®        Gudang penyimpanan tahan api
®        Dangau orang eskimo (iglo)
Gudang  dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk menjamin kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut sukadarto gudang memiliki beberapa fungsi antara lain:
1.      Penerimaan, Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
o   Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
o   Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2.    Penyimpanan, Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
¨     Penempatan sesuai dengan denah.
¨     Aman dari pencurian.
¨     Aman dari gangguan fisik.
¨     Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
¨     Aman dari kebakaran.
¨     Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3.    Pemeliharaan,Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel
4.    Pengamanan, Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.       Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
b.      Pencegahan Kebakaran
§  Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
§  Dipasang alat alarm kebakaran.
§  Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.
c.    Keamanan Gudang
®      Dipagar keliling
®      Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
®      Petugas keamanan
Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang disimpan.          


B.     Sistem FIFO dalam Penyimpanan
Dalam penyimpanan barang di gudang agar nantinya barang yang disimpan tersebut tidak mengalami kerusakan sangatlah dibutuhkan suatu metode, cara maupun prosedur tertentu. Setidaknya dalam penyimpanan barang di gudang kita mengenal adanya du sistem, yaitu LIFO (Last in First Out) dan FIFO (First in First Out). LIFO adalah suatu sistem atau cara penyimbaran barang dalam gudang yaitu barang yang datang terakhir digunakan terlebih dahulu. Sistem ini biasanya digunakan untuk barang-barang yang dapat bertahan lama atau barang yang jika disimpan lebih lama kualitasnya akan lebih baik, contohnya kopi. Sedangkan sistem FIFO ialah suatu sistem penyimpanan barang yaitu barang yang masuk terlebih dahulu juga dikeluarkan terlebih dahulu. jadi keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis. Sistem ini biasanya digunakan untuk barang barang yang kurang bisa tahan lama. Contohnya gula, beras, dan sejenisnya.
Pemilihan sistem penyimpanan barang baik itu FIFO maupun LIFO pada dasarnya tergantung pada jenis barang itu sendiri. Jika barang itu mampu bertahan lama dan akan menjadi lebih baik jika disimpan lebih lama maka alangkah baiknya jika digunakan metode LIFO. Begitu juga sebaliknya jika barang itu kurang bisa tahan lama dan dikhawatirkan jika barang yang datang disimpan terlalu lama akan merusak kualitas barang itu sendiri. Jika diperhatikan memang proses pemindahan barang secara LIFO dianggap lebih praktis dan cepat dibandingkan dengan metode FIFO, karena barang yang baru saja masuk bisa langsung dikeluarkan. Tetapi sebenarnya masing-masing sistem tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan masing-masing.
Seperti yang telah diuraikan sebelumnya sistem ini adalah suatu cara penyimpanan barang yang mana barang yang pertama kali masuk gudang maka juga yang pertama keluar dari gudang. Sistem ini sebenarnya memiliki banyak kelebihan, antara lain:
1.    Barang akan lebih terjaga kualitasnya, Dengan menggunakan sistem FIFO diharapkan barang yang pertama kali masuk juga pertama kali keluar. Jadi barang tidak terlalu lama tersimpan dalam gudang. Jadi barang yang masa kadaluarsanya itu paling awal juga akan keluar paling awal. Sehingga kualitas barang bisa terjamin serta mengantisipasi terjadinya kerusakan barang secara masal. Contohnya gudang penyimpanan beras, jika beras tersebut disimpan terlalu lama di dalam gudang dikhawatirkan nantinya akan rusak dan mengundang kutu. Hal ini nantinya juga akan berpengaruh terhadap kualitas beras lainnya yang mungkin akan terserang kutu juga.
2.    Pengendalian harga lebih terjamin, Selain menjaga kualitas barang kelebihan lain dari sistem ini adalah adanya kestabilan harga barang-barang yang disimpan. Tidak selamanya harga itu selalu sama ada kalanya harga itu naik namun ada kalanya harga itu turun. Dengan sistem ini maka diharapkan barang yang pertama kali masuk dengan harga tertentu akan sama harganya pada saat dikeluarkan nanti. Berkaitan dengan kelebihan sebelumnya yaitu kualitas barang yang tetap terjamin maka nantinya kekhawatiran bahwa harga barang tersebut akan anjlok dapat dihindari. Dengan kata lain harga pembelian natinya tidak akan lebih tinggi dari harga penjualan. Jadi akan diperoleh keuntungan yang maksimal. Sebagai contoh misalnya gudang beras, barang pertama dibeli dengan harga beli Rp 6000/kg kemudian masuk lagi barang kedua dengan harga beli Rp 6200/kg, kemudian ada permintaan pasar dan ketika itu harga barang sedang mengalami kenaikan, maka harga beras yang di pasaran mengalami kenaikan tidak akan terjadi pada waktu itu. Dengan kata lain perusahaan mampu mengendalikan harga pasar.
3.    Pencatatan yang lebih sitematis, Keuntungan atau kelebihan lain dari sistem FIFO yaitu pada saat pencatatan barang di gudang. Yang mana petugas pencatatan barang masuk dan barang keluar akan lebih mudah mengontrol. Hal ini dikarenakan keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis. Jadi petugas pencatan biasanya tidak perlu melakukan pengecekan terhadap semua barang. Petugas biasanya hanya mengecek jumlah barang yang keluar pada saat itu apakah sesuai dengan jumlah barang pada saat barang tersebut masuk.
Melihat berbagai macam keuntungan dari sitem FIFO ini tidak terlepas pula dari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem ini. Biasanya sistem ini kurang efektif apabila pihak-pihak pergudangan tidak mampu menata letak barang-barang secara berurutan sesuai tanggal atau waktu barang tersebut masuk. Selain itu konsumen atau pihak pemakai barang kurang puas dengan kualitas barang karena barang yang diterima merupakan barang lama yang dianggap barang tersebut kualitasnya kurang baik.
Tetapi kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihindari jika pehak pengelola gudang mampu mengatur pemindahan barang-barang sesuai dengan sistem ini. Penataan barang di gudang apabila menggunakan sistem ini seharunya tidak ditumpuk melainkan dijajar sesuai dengan waktu barang tersebut masuk. Biasanya gudang yang menggunakan sistem ini mempunyai dua pintu. Pintu pertama merupakan pintu masuk barang sedangkan pintu kedua merupakan pintu khusus keluar barang. Barang yang masuk biasanya diletakkan di dekat pntu keluar barang begitu seterusnya. Hal ini dimaksudkan agar barang yang pertama kali masuk bisa keluar dengan mudah karena dekat dengan pintu keluar begitu pula dengan barang yang baru saja masuk akan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh barang-barang yang sebelumnya telah masuk.
C.    Cara Pemeliharaan Barang dengan Baik
Salah satu prinsip pergudangan ialah barang yang disimpan haruslah dalam keadaan siap pakai (ready for use). Maka dari itu dalam fungsi penyimpanan barang diperlukan pemeliharaan dan perawatan barang dengan baik. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
·      5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).
·      First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
·      First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
·      Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
Barang-barang juga harus dirawat sesuai dengan jenis barang tersebut. Penggolongan barang berdasarkan bahan pembuatnya serta perawatannya, antara lain:
1.    Barang – barang dari logam, Barang barang yang terbuat dari logam misalnya meja besi, brankas, lemari besi dan sejenisnya biasanya perawatannya dengan cara diberi valesin/minyak dan dibungkus kertas khusus. Hal ini dimaksudkan agar barang tersebut tidak berkarat.
2.    Barang – barang dari kertas, Barang-barang seperti berkas-berkas kantor, kertas-kertas dokumen, dll biasanya perawatannya dengan cara diberi kapur barus dan anti ngengat. Hal ini bertujuan untuk menghindari rayap. Selain itu barang-barang dari kertas juga harus disimpan di tempat yang kering.
3.    Barang mudah terbakar karena meningkatkannya temperature, Barang yang mudah terbakar karena meningkatnya temperatur seperti parfum, dan sejenisnya biasanya dirawat dengan antisipasi berupa mengatur ventilasi,  serta sediakan alat pengukur suhu dan sediakan alat pemadam kebakaran. Jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran bisa cepat diatasi.
4.    Barang – barang dari kayu (mebelair), Barang-barang dari kayu seperti meja, kursi, almari, dan sejenisnya biasanya dirawat dengan diberikan semprotan anti rayap. Selain itu juga diberi alas agar ketika dipindahkan atau digeser tidak merusak lantai gudang.

Selain merawat barang sesuai dengan jenis bahnnya agar barng tetap dalm kualitas yang baik maka banyak hal yang perlu dierhatikan. Adapun hal – hal yg perlu diperhatikan, antara lain :
a.    Melakukan pengecekan barang dan melakukan perawatan secara periodik. Hal ini dimaksudkan agar barng tidak mengalami kerusakan yang parah. Jika dilakukan pengecekan secara berkala maka jika terdapat sedikit kerusakan dapat segera diperbaiki. Selain itu pemeliharaan secara berkala sangatlah penting, karena pada dasarnya mencegah lebih baik daripada mengobati.
b.    Menjaga gudang dari kebocoran atap. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga gudang dari berbagai ancaman cuaca baik itu panas matahari maupun hujan. Biasanya ada barang-barang tertentu yang sangat sensitif dengan air maupun panas matahari maka dari itu sangatlah perlu untuk menjaga atap gudang tetap dalam keadaan semestinya.
c.    Menghindari penempatan barang yang dapat mempengaruhi kualitas maupun kerusakan barang. Yang dimaksud barang yang dapat mempengaruhi kualitas barang lain di sini, misalnya ada barang yang harus dihindarkan dari bau yang tajam seperti durian, alkohol, maupun bahan kimia lain. Hal ini dkarenakan akan merusak kualitas barang tersebut.
d.   Mengecek instalasi listrik secara periodik. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya konsleting listrik yang sewaktu-waktu dapat terjadi. Konsleting mungkin dapat disebabkan adanya kabel yang terkelupas oleh tikus yang akan mengakibatkan arus pendek sehingga akan berakibat fatal yaitu kebakaran.
e.    Gunakan metode FIFO untuk menghindari kadaluwarsa dan kerusakan barang. Metode FIFO telah dijelaskan sebelumnya bahwa metode penyimpanan barang yaitu mengeluarkan barang yang pertama masuk.
f.     Menyediakan alat pemadam kebakaran. Kebakaran merupakan suatu hal yang tidak terduga. Kebakaran dapat disebabkan oleh konsleting listrik maupun kelalaian manusia itu sendiri. Maka dari itu sangatlah penting jika di gudang disediakan alat pemadam kebakaran dan letak alat pemadam kebakaran ini haruslah mudah dijangkau.
g.    Mengatur aliran temperatur udara. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga suhu ruangan karena ada beberapa barang yang mungkin akan terbakar atau bahkan meledak pada suhu-suhu tertentu.
h.    Memberi alas untuk setiap barang agar terhindar dari kelembaban. Barang-barang seperti almari kayu haruslah tetap kering agar tidak dimakan rayap. Oleh karena itu sangatlah perlu untuk menjaga agar barang tetap kering untuk setiap barang yang terbuat dari kayu maupun triplex diberi alas berupa kain maupun kardus.
i.      Barang berat dan besar di bagian bawah, barang ringan dan kecil di atas. Hal ini berkaitan dengan penyusunan barang yang bertujuan untuk menjaga kualitas barang.
j.      Barang – barang kecil yang sejenis dan mudah dicuri diletakkan ditempat khusus yang aman atau terkunci. Barang-barang seperti berkas-berkas penting haruslah disimpan di tempat yang aman, serta tidak mudah terbakar atau bisa terlindung dari air.
Aspek lain yang tidak kalah penting dalam pemeliharaan barang agar barang dapat siap digunakan kapan saja adalah dengan adanya pengawasan (stock opname). Maka dari itu perlulah beberapa cara untuk memudahkan pengawasan. Adapun cara-cara tersebut antara lain:
a)      Barang sejenis tetapi bermacam – macam ukuran dikelompokkan jadi satu dengan mengurutkan dari ukuran terkecil sampai terbesar. Yang dimaksud di sini adalah semua barang yang jenisnya sama misalnya berdasarkan bahannya, harganya, dll sebaiknya dikelompokkan menjadi satu. Agar nantinya mudah dilakukan pengawasan dan pengecekan sewaktu-waktu. Sedangkan cara penataannya ialah diurutkan dari yang terkecil ke terbesar atau sebaliknya, hal ni dimaksudkan agar pencatatannya (inventarisasi) mudah.
b)      Gudang luas dengan banyak barang sebaiknya dilengkapi peta gudang. Hal ini untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
®    Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
®    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
·       Arus garis lurus
·       Arus huruf U
·       Arus huruf L
®   Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
®   Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.
®   Penyimpanan khusus
·       Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
·       Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
·       Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
®   Dibuatkan kartu barang dan kartu gantung/label untuk setiap barang yang berisi mutasi barang yang bersangkutan.
®   Mengelompokkan barang berdasarkan jumlah tertentu untuk setiap kelompok/tumpukkannya
®   Petugas gudang selalu merapikan kembali barang yang habis dipakai.


D.    Asaz-Azas dalam Penyaluran Logistik
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari penyimpanan atau pergudangan logistik. Jadi, kegiatan penyaluran logistik juga merupakan serangkaian dari pergudangan atau penyimpanan logistik. Oleh karena itu agar kegiatan ini dapat berjalan lancar, efektif dan efisien diperlukan suatu azas-azas atau pedoman yang harus dipatuhi. Karena penyaluran logistik bukan sekedar menyalurkan barang dari suatu pihak ke pihak lain namun juga berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercapai efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Lukas dan Rumsari(2004: 100-101), dalam rangka mendukung efisiensi dan efektivitas kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan dalam penyaluran logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan azas-azas penyaluran logistik. Adapun beberapa azas-azas penyaluran logistik antara lain:
1.    Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan., Azas ini berkaitan erat dengan penyaluran logistik yang harus sesuai dengan jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Jangan sampai barang yang dipesan nantinya setelah sampai pada pihak pemesan berbeda antara jenis dan spesifikasinya. Maka dari itu azas ini merupakan azas yang penting.Secara fungsional azas ini bertujuan untuk mencapai batas ”optimal” baik itu berupa kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu azas ini juga memperhatikan aspek efisiensi baik itu waktu, tenaga maupun finansial.Kesalah pada azas ini akan sangan berakibat fatal bagi aktivitas kerja organisasi. Hal ini secara nyata dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional kemarin atau tahun 2013 yang sangat banyak kekurangan. Salah satu azas yang kurang diperhatikan dalam penyaluran barang ini adalah azas ketepatan jenis dan spesifikasi yang disampaikan. Pada kasus kemarin terjadi kesalahan terkait beberapa lembar jawab maupun lembar soal yang tidak memenuhi standar.
2.    Ketepatan nilai logistik yg disampaikan, Dalam azas ini yang diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak lebih dari nilai yg telah ditetapkan semula. Azas ini berkaitan dengan pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu jika kita melalaikan azas ini nantinya aakan menganggu proses aktivitas organisasi. Sebagai contoh dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional kemarin.
3.    Ketepatan jumlah logistik yg disampaikan, Azas ini sangat memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirim. Alangkah baiknya barang yang dikirim itu tidak kurang ataupun tidak lebih dari yangg seharusnya (sesuai permintaan/kebutuhan). Jika nantinya barang yang dikirim itu melebihi jumlah yang ditentukan maka akan mengakibatkan pemborosan. Begitu juga sebaliknya jika barang yang dikirim itu kurang dari yang diperlukan maka akan menghambat aktivitas kerja suatu organisasi.Contoh dari pelanggaran azas ini adalah terkait penyaluran soal ujian nasional 2013. Banyak sekolah-sekolah yang harus kekurangan soal, sehingga pihak sekolah terpakasa harus menggandakan soal. Hal ini berakibat pada pelaksanaan ujian nasional yang harus tertunda beberapa jam dan biasanya menggandakan soal seperti ini akan rawan terjadi kebocoran soal.
4.    Ketepatan waktu penyampaian, Azas ini sangat memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan untuk mendistribusikan barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim terlambat datang. Sehingga hal ini akan berakibat pada terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Azas ini juga merupakan azas yang kurang diperhatikan dalam pelaksanaan ujian nasional kemarin. Pengiriman logitik lembar soal dan lembar jawab ujian nasional tidak datang tepat waktu. Misalnya saja lembar ujian yang seharusnya sudah diterima sekolah-sekolah pada pagi hari pelaksanaan ujian nasional ternyata belum sepenuhnya dapat diterima semua sekolah. Hal ini mengakibatkan  pelaksanaan ujian nasional menjadi kacau. Bahkan ada beberapa sekolah yang menunda pelaksanaan ujian nasional.
5.    Ketepatan tempat penyampaian, Dalam azas ini yang diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim tersebut salah tujuan atau bahkan tertukar dengan tempat atau unit kerja lain. Sehingga ketidaktepatan azas ini bukan hanya akan mengganggu aktivitas kerja dari organisasi bersangkutan, namun juga akan berdampak pada unit kerja yang lainnya. Oleh karena itu azas ini merupakan azas yang sangat penting dalam suatu pesdistribusian barang-barang logistik. Pada akhirnya nanti akan mengganggu efektifitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
6.    Ketepatan kondisi logistik yg disampaikan, Azas ini melihat bahwa barang yang disampaikan haruslah siap pakai (“ready for use”). Hal ini dikarenakan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja suatu organisasi. Agar barang selalu dapat digunakan atau siap pakai, diperlukan suatu pemeliharaan dan perawatan barang selama di dalam penyimpanan atau gudang.
Selain memperhatikan azas-azas tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan adalah mengenai proses kegiatan dan administrasi distribusi logistik tersebut. Adapun langkah-langkah atau proses pendistribusian logistik adalah sebagai berikut:
a.     Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari pejabat yang berwenang. Dalam proses ini bertujuan untuk mengetahui secara pasti logistik-logistik yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tersebut.
b.    Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang telah disetujui. Dalam proses ini dilakukan pengambilan dan pengelompokan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Selain itu pada tahap ini juga sangat penting dilakukan pengecekan kembali terhadap logistik yang akan disalurkan dengan cara dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun kondisi barang tersebut.
c.     Membawa logistik tersebut ke tempat khusus. Tempat khusus yang dimaksud di sisni adalah tempat yang digunakan sebagai tempat persiapan penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.
d.    Penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan. Dalam tahapan ini dapat dilakukan melalui dua cara yaitu unit kerja yang membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur atau penyalur menyampaikan kepada unit kerja yang membutuhkan.
Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik juga dibutuhkan suatu jadwal distribusi barang. Hal ini selain bertujuan untuk mendukung kelancaran distribusi juga dimaksudkan agar suatu organisasi terbiasa dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan dengan suatu perencanaan. Dalam distribusi juga dikenal adanya sistem-sistem distribusi. Sistem sistem tersebut bertujuan untuk:
1.    Pelayanan pelanggan:
·       Waktu tunggu penyerahan menjadi tepat
·       Pengamanan terhadap ketidakpastian permintaan
·       Memberikan bermacam barang yang diperlukan.
2.    Efisiensi:
·       Ongkos transportasi minimum
·       Tingkat produksi dari pengisian pesanan
·       Ukuran dan lokasi penyimpanan
·       Akurasi data inventori
3.    Investasi inventori minimum:
·       Stok pengamanan yang diperlukan minimum
·       Kuantitas pesanan untuk mengendalikan menjadi optimum.


BAB III
PENUTUP
A.    Kesimpulan
Penyimpanan merupakan kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat.
Adapun kegiatan dari penyimpanan, antara lain:
a.       menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman;
b.      menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam gudang;
c.       melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;
d.      membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.
B.     Saran
            Dengan adanya makalah tentang pengadaan logistik ini, kami selaku penulis mengharapkan suatu kritikan yang dapat membangun, semoga makalah kami ini dapat memberikan manfaat bagi kita, Amien.
 
DAFTAR PUSTAKA
Apple, James M. 1990. Tataletak Pabrik dan Pemindahan Bahan. Bandung: ITB
Bencoolen, Raffles. 2011. Makalah Manajemen Logistik. Diperoleh dari http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013
Dwiantara, Lukas., Sumarto, Rumsari. 2005. Manajemen logistik. Jakarta: Grasindo
Gaspersz, Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Gopalakrishnan, P. 1979. Materials Management. New Delhi: Prentice Hall of India Private Limeted
Logistik Indonesia. 2010. Pergudangan. Diperoleh dari http://logistikindonesia.blogspot.com pada 18 Juli 2013
Mustopa, Oban. 2012. Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah. Diperoleh dari http://barangdaerah.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013
Presiden Republik Indonesia. 2006. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/ Daerah.
Oktarina, Niena. 2012. Latihan Soal Manajemen Pergudanagn. Diperoleh dari http://nienaoktarina.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013



0 komentar:

Posting Komentar